Nieuwe feature: Sender Domains

De software van Copernica biedt nu de mogelijkheid om zogeheten Sender Domains in te stellen. Dit is een handige tool waarmee het een stuk makkelijker wordt om de Copernica software te configureren. Je hoeft enkel nog maar in te voeren vanaf welk domein mail wordt verstuurd (bijvoorbeeld vanaf @example.com), en de Sender Domain wizard geeft automatisch advies welke gegevens in het DNS moeten worden geplaatst om de mailings zo goed mogelijk te laten verlopen. Daarnaast controleert de wizard of de gegeven instructies goed zijn opgevolgd en waarschuwt hij als de instellingen nog niet (helemaal) goed zijn overgenomen. Hiermee is het inregelen van Copernica een stuk eenvoudiger geworden en is de kans op fouten verkleind.

Vroeger, voordat Sender Domains bestonden, was je zelf verantwoordelijk voor het in orde brengen van je DNS instellingen. Gebruikers moesten zelf zorgen voor het hosten van (bijvoorbeeld) de public DKIM keys, de SPF records en de DMARC records en ze moesten zelf instellen welke klik- en envelopedomeins voor mailings moesten worden gebruikt. Ook moesten ze zelf zorgen dat alle ingestelde domeinen met elkaar in overeenstemming waren. Dat klinkt ingewikkeld, en dat was het ook. Deze instellingen moesten daarnaast met enige regelmaat worden bijgewerkt, bijvoorbeeld omdat het verstandig is om van tijd tot tijd DKIM keys te roteren. Kortom, het kostte behoorlijk wat tijd, moeite en expertise om alles in te richten.

Met Sender Domains is dit een stuk makkelijker. Alles zit nu op één centrale plek in de software en het hoeft maar één keer te worden geconfigureerd. Bovendien vertelt de wizard je precies wat je moet doen, en controleert Copernica of je de instellingen goed hebt overgenomen. Het is ook niet langer nodig om naderhand DNS records bij te werken.

Alignment van domeinen en deliverability

Een aanvullend voordeel van Sender Domains is dat alle domeinnamen die in mailings worden gebruikt voortaan gegarandeerd met elkaar in alignment zijn. Vroeger moest je dit zelf expliciet instellen, maar nu is dit automatisch in orde. Met “alignment” bedoelen we dat het from-adres (het afzenderadres zichtbaar voor de ontvangers van de mail) en het envelope-adres (het onzichtbare adres waar bounces en andere automatische replies naartoe worden teruggestuurd) allebei op een of andere manier gebruik maken van dezelfde domeinnaam: als je een mailing verstuurt met afzender “info@example.com”, dan heeft het bijbehorende envelope-adres bijvoorbeeld automatisch de vorm “messageid@feedback.example.com”. Het domein “example.com” komt in zowel het from-adres als het envelope-adres voor, en daarom zeggen we dat deze adressen met elkaar “in alignment” zijn.

Zoals je misschien wel weet, worden hyperlinks in door Copernica verstuurde mails vervangen door redirect-links om te kunnen registeren wie op een link klikt. Voor deze links gebruiken we met Sender Domains ook een domeinnaam die in alignment is met het from-adres: de links worden bijvoorbeeld allemaal vervangen door links zoals “clicks.example.com/path/to/file”.

Alignment is belangrijk. Veel “inbox providers” geven de voorkeur aan domeinnamen die met elkaar in overeenstemming zijn. Als het envelope-adres, de afzender en de links in de email allemaal naar andere domeinen verwijzen, dan achten zij de kans groter dat er iets merkwaardigs met de mail aan de hand is: de mail wordt dan eerder als spam of ongewenst gemarkeerd en het is minder waarschijnlijk dat het bericht in de inbox wordt geplaatst. Door gebruik te maken van de nieuwe “Sender Domain” feature weet je echter zeker dat het from-, envelope- en klikdomein altijd met elkaar in alignment”zijn. Dit verhoogt de deliverability. In de hierboven gegeven voorbeelden maakten we gebruik van de “feedback.example.com” en “clicks.example.com” subdomeinen voor het registeren van bounces, kliks en opens. Dit is natuurlijk configurabel. Als je liever andere subdomeinen gebruikt, dan kun je dat via de “Sender Domain” tool instellen.

Automatische DKIM key rotering

Lang niet iedereen doet het, maar private keys voor DKIM signatures moeten eigenlijk van tijd tot tijd worden vervangen. Dit is een secuur werkje waarbij al enige tijd van te voren nieuwe keys moeten worden geïnstalleerd, omdat het vanwege caching vaak een tijd duurt voordat alle DNS servers in de wereld zijn bijgewerkt. Bovendien moeten oude keys nog enige tijd in de lucht blijven zodat mails die met vertraging worden ontvangen nog kunnen worden geverifieerd met de vorige sleutel. Als je gebruik maakt van Sender Domains gaat het roteren van keys volledig automatisch. Dit gebeurt iedere maand. De nieuwe keys worden tijdig in het DNS geplaatst en de oude keys worden na verloop van tijd verwijderd.

DMARC-rapporten

Sommige ontvangers (zoals Gmail, Microsoft en Yahoo) versturen een of meerdere keren per dag een mail met daarin een DMARC-rapport. In dit rapport staat een overzicht van alle IP-adressen die gebruik hebben gemaakt van jouw domeinnaam voor het versturen van email. Ook staat in dit rapport of deze berichten waren voorzien van een DKIM signature en of ze werden verzonden van een valide IP-adres. Als je gebruik maakt van Sender Domains dan worden deze rapporten door Copernica ontvangen en verwerkt, en via het dashboard inzichtelijk gemaakt. De DMARC-rapporten kunnen zeer nuttig zijn: ten eerste stellen ze je in staat om te zien of je configuratie wel op orde is. Als je ziet dat mails worden verstuurd zonder DKIM key of vanaf een IP-adres dat je nog niet had toegevoegd aan het SPF record, dan kun je dit alsnog doen. Deze DMARC-rapporten maken het ook mogelijk om te zien of iemand jouw domein misbruikt. Als je ziet dat er mail vanuit jouw domein wordt verstuurd vanaf een IP-adres dat jou helemaal niet toebehoort, dan weet je dat er iemand uit jouw naam aan het spammen of “phishen” is. Ook dan kun je actie ondernemen. Als je gebruik maakt van Sender Domains, dan worden ook alle DMARC-instellingen door Copernica bijgehouden. De rapporten worden door Copernica ontvangen en opgeslagen en je wordt via het dashboard van Copernica op de hoogte gehouden van eventuele fouten in je configuratie en wanneer er misbruik wordt gemaakt van jouw domein.

Hoe werken Sender Domains onder de motorkap?

Zoals hierboven beschreven, hoef je slechts éénmalig een aantal records aan de DNS toe te voegen, en zorgt Copernica er vanaf dat moment voor dat alle instellingen goed staan en dat DKIM keys worden geroteerd. Maar hoe kan Copernica eigenlijk jouw DNS instellingen wijzigen? Hiervoor gebruiken we een truc. Op het moment dat je via de applicatie van Copernica een Sender Domain configureert (bijvoorbeeld om te mailen vanuit @example.com), worden alle relevante DNS instellingen door Copernica al in het DNS van Copernica geplaatst. Copernica creëert alle relevante SPF, DKIM, DMARC, A en MX records, inclusief alle daarbij behorende configuratieopties. Het enige dat jij in jouw DNS plaatst, zijn een paar verwijzingen (CNAME records) naar deze records bij Copernica. De truc is dus dat je niet meer je eigen DKIM, DMARC en SPF records maakt, maar dat je in jouw DNS verwijst naar de records op de servers van Copernica. Omdat jouw DNS verwijst naar de servers van Copernica, kunnen eventuele toekomstige wijzigingen gewoon door Copernica worden aangebracht. Denk bijvoorbeeld aan het roteren van een DKIM key, het toevoegen van een IP-adres aan een SPF record of het veranderen van de DMARC policy. Voor dit soort veranderingen moet je normaal gesproken zelf DNS records aanpassen, maar omdat dit nu in het DNS van Copernica staat, hoef je dit niet te doen.

Hoe kun je van Sender Domains gebruik maken?

In de Copernica Marketing Suite gaat dat als volgt: Nadat je bent ingelogd, klik je in het linkermenu op 'configuration' en vervolgens op 'Setup sender domains'.

Op bovenstaande afbeelding zie je het overzicht van jouw Sender Domains en welke aspecten ervan goed geconfigureerd zijn en welke niet. Rechtsbovenin staat 'Add sender domain'. Dit is de wizard om je domein toe te voegen. Klik je op 'Manage domain', dan kom je op het volgende scherm:

Hier kun je je domein beheren. Je kunt hier bijvoorbeeld je deployment rate en je subdomeinen aanpassen. Ook kun je hier je reccomended DNS settings vinden en je DMARC reports inzien. Wanneer je alle instellingen hebt staan zoals je wilt, kun je het DNS settings toepassen en mail gaan versturen met je Sender Domain-instellingen.

In Copernica Marketing Software is de Sender Domains wizard ook aanwezig, hier vind je hem onder E-mailings > Extra > Sender Domains.

Langzaam uitrollen

Als laatste een kleine waarschuwing. In zjin algemeen geldt dat het onverstandig is om van de één op de andere dag opeens je instellingen te veranderen. Helemaal bij e-mail: je hebt zorgvuldig een verzendreputatie opgebouwd, en die wil je niet schaden door opeens met een ander (sub)domain te gaan mailen. Je kunt daarom beter niet big bang overstappen op Sender Domains.

Daarom hebben we een mogelijkheid toegevoegd om de nieuwe Sender Domain-instellingen langzaam uit te rollen. In Publisher bij de Sender Domain instellingen vind je een tabblad "deployment". Je kunt hier bijvoorbeeld instellen dat in het begin slechts 10% van de mails met de nieuwe Sender Domain-instellingen wordt verstuurd. Dit betekent dat 10% van jouw uitgaande berichten zal worden verstuurd met de Sender Domain instellingen, en 90% van de berichten met de oude settings. Eén op de tien berichten zal dus een envelope- en klikadress hebben dat via het Sender Domain is geconfigureerd, en gebruik maken van de DKIM keys van het Sender Domain. De overige 90% van de berichten wordt nog gewoon op de oude manier samengesteld en verstuurd.

Na een paar dagen mailen kun je dan een blik werpen op de statistieken. Is het aantal foutmeldingen opeens gegroeid of gaat alles goed? Meestal gaat alles gewoon goed en kun je het percentage verder verhogen, bijvoorbeeld naar 25%. Op deze wijze kun je in een aantal etappes (bijvoorbeeld 10% - 25% - 50% - 75% - 100%) een Sender Domain implementeren. De grootte van de stappen hangt af van de omvang van je database. Als er een paar honderd adressen in zitten kun je wat grotere stappen zetten. Bij een paar miljoen adressen moet je wat voorzichtiger zijn en in kleinere etappes uitrollen.