Schone en actuele database onderhouden: een stappenplan

Een schone en actuele database is de basis van een goede marketingcampagne. Het is belangrijk om te weten wie je wil benaderen en hoe. Bij het opmaken en personaliseren van bijvoorbeeld e-mailcampagnes wil je zeker zijn dat de gegevens die je gebruikt kloppen. Mede om je deliverability en e-mailreputatie hoog te houden.

Hoe onderhoud je de database?

1. Bewaar alle relatiegegevens centraal in één bestand of programma. Zo hoef je ook maar op een plek te zoeken en updaten. Beschik je over een externe applicatie (bv. CRM)? Koppel deze dan aan je marketing software. Dan zijn je geüpdate gegevens ook makkelijker te synchroniseren (m.b.v. SOAP API) als deze op een centrale plek zijn opgeslagen.
2. Breng overzicht in je bestand door middel van duidelijke benamingen, tabbladen en definities van gegevens.
   Selecties stellen je in staat om één database op verschillende manieren te bekijken, zoals op doelgroep, gevoerde campagnes of relatietypes.
   
3. Hou je database zo compleet mogelijk, door nieuwe informatie altijd direct toe te voegen en niet apart op te slaan. Laat alle medewerkers van je organisatie hun contacten hier bijhouden.
   
4. Hou je database up-to-date. Verwerk afmeldingen, foutmeldingen en mutaties nauwkeurig. Schoon je database dus op na elke e-mailing. Permanente foutmeldingen vervuilen je mailinglijst, wat tot spam-blokkering kan leiden. Bovendien vertekent het je resultaten.
   
5. Geef relaties toegang tot hun eigen gegevens via een wijzigformulier of een url, zodat ze zelf kunnen bijdragen aan het up-to-date houden van je database.
   
6. Verrijk je relatiegegevens met de resultaten van elke campagne die je voert. Goede marketing software doet dat automatisch voor je.
   
7. Controleer bij aanmeldingen dat je opt-in toestemming hebt voor elke relatie, dat voorkomt spamklachten.
   
8. Benut je database om je relaties te onderhouden. Via bijvoorbeeld geautomatiseerde verjaardagsmailings en onderhoudswaarschuwingen blijf je onder de aandacht.
   

Goede kennis van je relaties, in een overzichtelijke vorm voorgelegd aan je marketingafdeling, laat vaak nieuwe kansen zien om doelgroepen gericht te benaderen. Elk gegeven kan worden benut om marketing persoonlijk en dicht bij de ontvanger te brengen. Klantonderzoek en polls kunnen hierbij van nut zijn om je relatiekennis uit te breiden.