Bouncemanagement met Copernica

Hoe gaat u met uw 

Hoe gaat u op correcte wijze met uw bounces om met behulp van Copernica?

Selectie op basis van bounces

Binnen Copernica is het mogelijk selecties aan te maken op basis van foutmeldingen ontvangen na de eerste e-mailing. Dit doet u binnen de applicatie door onder 'Profielen' een selectie aan te maken die kijkt naar de resultaten van een verzonden e-mailcampagne. Stel daarbij in dat er een foutmelding moet zijn geregistreerd. Hierbij kunt u selecteren of u de selectie instelt op een specifieke foutmelding of op een foutmelding die opnieuw zal optreden bij het verzenden van een volgende mailing.  Bijvoorbeeld:

• Als gevolg van de e-mailing is de volgende fout geregistreerd: Fout die waarschijnlijk opnieuw zal optreden bij het verzenden van een ander bericht

Door vervolgens uw nieuwsbriefselectie de opdracht te geven data uit de aangemaakte 'bounceselectie' niet op te nemen, worden e-mailadressen die een bounce registreerden bij de eerste mailing niet meegenomen in uw volgende mailing. Zo voorkomt u nieuwe foutmeldingen en dat uw e-mailreputatie schade oploopt. Bovenstaande selectie zou u kunnen definiëren als een selectie op hard bounces. U kunt ook rekening houden met 'soft' bounces door een extra selectie aan te maken met dezelfde selectievoorwaarden als het bovenstaande voorbeeld. Alleen duidt u bij deze selectie wel een specifieke foutmelding aan. Bijvoorbeeld:

• Als gevolg van de e-mailing zijn de volgende fout(en) geregistreerd: 5.7.1: Delivery not authorized, message refused

Daarbij stelt u dan als extra voorwaarde in dat de mailing reeds 2 tot 3 keer is verzonden vooraleer het betreffende profiel tot deze selectie gaat behoren. Vervolgens voegt u aan uw nieuwsbriefselectie de voorwaarde toe dat adressen uit bovenstaande selectie niet geselecteerd worden (net als bij de eerste bounceselectie).

Controleer uw instellingen

Binnen Copernica zijn uw verzendinstellingen configurabel en controleert u gemakkelijk of uw authenticatiegegevens op orde zijn zoals uw SPF, SenderID en DKIM. Zorg er te allen tijde voor dat deze gegevens kloppen. Authenticatiegegevens die niet goed zijn ingesteld resulteren in meer foutmeldingen en ook een slechte deliverability. De verzendinstellingen van uw e-mailing zijn configurabel. Dat betekent dat u bijvoorbeeld instelt hoeveel berichten per verbinding verstuurd worden of wat de verzendlimiet per specifiek domein (Hotmail, Gmail) is. Hierdoor kan het verzenden van uw e-mailings minder vertraging oplopen.

Door deze instellingen aan te passen kunt u overbelasting van de ontvangende server voorkomen. Dat vermindert het risico om als spam gekenmerkt te worden en dus ook de kans op foutmeldingen/bounces. Copernica doet er alles aan om ervoor te zorgen dat u beschikt over een goede deliverability beschikt. Vandaar dat wij altijd de aanbevolen instellingen hanteren voor optimale verzending. Indien u e-mailings verzendt, kan het gebeuren dat een ontvangende mailserver (bv. Hotmail) vindt dat u te veel berichten verzendt. Dit geeft deze server dan door aan de mailsender (MSA). In dit geval zal de MSA automatisch uw verzendlimiet verlagen opdat uw berichten wel worden doorgelaten. Na 1 uur herstelt de MSA automatisch de verzendlimiet naar de oorspronkelijke stand.

Gebruik maken van feedbackloopprogramma's

Het is mogelijk om abusemeldingen die binnenkomen over uw verzonden e-mail binnen Copernica automatisch te verwerken. Daarvoor moet u zich aanmelden bij 'Feedbackloopprogramma's'. ISP's (internet service providers) zoals Yahoo, Hotmail of AOL bieden dit aan als dienst voor partijen die bulkmailings versturen. Via deze programma's is het mogelijk om te achterhalen wie de e-mailings als 'spam' markeren zodat u hier direct op kan reageren. Of u stelt Copernica zodanig in dat de software hier automatisch voor u op reageert. Door in te stellen dat de ontvanger wordt afgemeld of zijn profiel wordt verwijderd uit de database zodra er een abusemelding binnenkomt. Indien u gebruik maakt van Copernica wordt u standaard ingeschreven voor de feedbackloopprogramma's van Hotmail. Hieronder een aantal ISP's die feedbackloopprogramma's aanbieden. Het aanmelden kan middels formulieren op de websites.

• Yahoo Feedback Loop
• AOL Feedback Loop
• OpenSRS/ Tucows
• Comcast
• United Online

Gmail: biedt helaas geen feedbacklooppprogramma aan partijen die bulkmailings versturen. Zij maken gebruik van ingewikkelde filtertechnieken om zelf te bepalen wat spam is en wat niet. Wel bieden zij de mogelijkheid aan de gebruikers van Gmail om zich af te melden van onnodige e-mailings als er gebruik wordt gemaakt van een  list-unsubscribe header  door de verzender. Copernica stuurt automatisch de list-unsubscribe header mee met e-mails opgemaakt in de applicatie, tenzij u als gebruiker deze functie uitschakelt.

Hou altijd uw statistieken bij

Copernica houdt voor u de foutmeldingen van e-mailings bij. Hou deze goed in te gaten om bij mogelijke uitschieters meteen in te grijpen. Binnen Copernica worden onder andere in volgende gevallen fouten geregistreerd:

• Samenstelling van mailing Er is een fout opgetreden nog voor verzending binnen Copernica Marketing Software. Dit kan voorkomen door een fout in uw personalisatie of een feed die niet goed ingeladen wordt.
• Domeinnaam omzetten naar IP adres Het domein van de geadresseerde (@xxx.xx) is niet (goed) gekoppeld aan het IP adres, waardoor het niet verstuurd kan worden.
• Verbinding maken met ontvangende mailserver Er kon geen verbinding worden gemaakt tussen de mailserver van Copernica en de ontvangende mailserver. Mogelijk is de ontvangende server verkeerd geconfigureerd.
• Communicatie met ontvangende mailserver In het 'gesprek' tussen de verzendende en ontvangende mailservers is iets misgegaan. Dit wil niet persé zeggen dat uw mail niet is afgeleverd. Alleen is het proces niet verlopen zoals het hoort.
• Geweigerd door ontvangende mailserver De ontvangende mailserver heeft uw mailing afgewezen. Bijvoorbeeld vanwege spamfilters of greylisting (onbekende afzender).
• Later ontvangen foutmeldingen per e-mail De mailing leek goed te verlopen, maar de ontvangende server heeft later nog een foutrapportage doorgegeven. Het is niet zeker of de mail nog is aangekomen bij de ontvanger.
• Overige ontvangen terugmeldingen per e-mail Er is een antwoord ontvangen van de geadresseerde of de ontvangende mailserver, maar deze bevatte geen foutcode. Dit zijn bijvoorbeeld out of office replies.
• Niet gerubriceerde fouten Copernica Marketing Software heeft de fout niet herkend.