De nieuwe Code E-mail: wat betekent dit voor mij?

Vanaf 1 januari 2012 treedt de nieuwe Code E-mail in werking. Deze code zal de reeds bestaande codes voor commerciële e-mail aan bedrijven en consumenten vervangen en wordt onderdeel van de Reclame Code. De nieuwe code moet volgens de DDMA zorgen dat bedrijven transparanter gaan communiceren over hun e-mailmarketing richting de consument. De adverteerder wordt een stuk verantwoordelijker en de geadresseerde wordt beter beschermd.

Wat betekent deze nieuwe code?

Maar wat betekent deze nieuwe code voor gebruikers van Copernica? Wat moet u zeker weten en welke regels moet u volgen?

Toestemming

Zorg dat u toestemming heeft voor het versturen van e-mail. Maakt u gebruik van een adressenbestand van een derde partij? Zorg dat diegene waarvan u e-mailadressen verkrijgt (bestandseigenaar) toestemming van de geadresseerde heeft, reclame te versturen. Hier blijft het principe van de ondubbelzinnige toestemming gelden: de geadresseerde moet middels een actieve handeling bewust toestemming geven. De geadresseerde dient ook expliciete toestemming te geven aan een bestandseigenaar om zijn e-mailadres aan derde partijen te verstrekken.

Duidelijkheid

• De geadresseerde moet duidelijk zien waarvoor zijn e-mailadres wordt gebruikt. Dit mag niet meer worden verstopt in de Algemene Voorwaarden of het Privacy Statement.
• Bij een nieuwsbriefinschrijving dient u te vermelden welke informatie de geadresseerde mag verwachten. Daarnaast moet ook duidelijk zijn hoe vaak een nieuwsbrief verzendt. "Ja, ik schrijf mij in voor deze nieuwsbrief", is niet langer voldoende.

Soft opt-in?

Soft opt-in blijft gelden. U heeft geen voorafgaande toestemming nodig wanneer e-mailadressen gebruikt worden om gelijksoortige producten of diensten aan te bieden.

De Code verplicht de bestandseigenaar of de adverteerder ertoe zijn label (merk of bedrijfsnaam) op te nemen in het 'Van-veld'. De geadresseerde moet altijd de mogelijkheid hebben zich af te melden bij diegene die de toestemming heeft hem reclame te versturen.

Afmelding

De geadresseerde moet zich kunnen afmelden op het niveau waarop hij is aangemeld. Bijvoorbeeld: Een uitgever of BV heeft meerdere productlijnen of titels en zendt hierover commerciële e-mails. De geadresseerde heeft dan het recht zich af te melden op het niveau van de BV of uitgever, als zijn data op dit niveau is opgeslagen. Hij hoeft zich dan niet meer per productlijn of afzonderlijke titel af te melden.

Werkend adres

In het 'Reply To-veld' moet een werkend adres staan en geen no-reply adres. Er moet altijd een contactmogelijkheid zijn binnen de e-mail voor de geadresseerde.

Tell-a-friend

In geval van Tell-a-friend systemen moet de naam van de vriend die de boodschap verstuurt in het 'Van-veld' verschijnen. Zo heeft de geadresseerde de mogelijkheid zijn vriend direct te beantwoorden. Deze kan dan direct aangeven of hij dergelijke e-mails wenst te ontvangen.

Bijlages

Er is ook een advies opgenomen over het gebruik van bijlagen bij commerciële e-mails. Zo wordt aangeraden helemaal geen bijlagen mee te sturen. E-mailberichten met bijlagen worden relatief vaak geweerd door antivirus software en dragen bij aan een slechte reputatie van e-mail. Mocht u toch bijlagen willen meesturen, zorg dan dat deze niet groter zijn dan 150 kb.

Kort samengevat

Het moet dus nog makkelijker worden voor ontvangers zich af te melden voor ongevraagde berichten en er worden strengere eisen opgelegd aan derdenverstrekking. Mocht het gebeuren dat u de code overtreedt, krijgt u een waarschuwing van de branchevereniging waarbij u bent aangesloten. De code geldt voor iedereen in de e-mail branche en niet alleen voor leden van de brancheorganisaties.

Voor meer uitleg en een toelichting van de nieuwe Code e-mail kunt u ook terecht op de website van reclamecode.