Het belang van je digitale handtekening

Bij het verzenden van mailings heb je de ontvanger voorzien van relevante informatie. De ontvanger vond de mail interessant genoeg om te openen en door te nemen. De aanbiedingen hebben hem al dan niet aangesproken en er is misschien zelfs doorgeklikt naar een landingspagina. Uiteindelijk komt men terug bij de e-mail. Nu komt het moment van afsluiten, het einde van de e-mail en dus de handtekening.

De handtekening wordt over het algemeen gebruikt om kort aan te geven van wie de mail afkomstig is en hoe men deze persoon kan contacteren. Zorg er dus in elk geval voor dat deze handtekening net zo persoonlijk is als de mailing.

Je kan een link of call-to-action opnemen. Deze fungeert dan als een laatste trigger in je mail richting je landings – of actiepagina.

Wanneer in te zetten?

Naargelang de doelstelling van je e-mail zet je verschillende mailingvormen in. Per mail verschilt ook het gebruik van de handtekening:

• Bij bulkmailings waarin verschillende onderwerpen worden aangehaald en de personalisatie beperkt blijft, is een handtekening overbodig. De mailing is informatief bedoeld en niet persoonlijk gericht. 
• Bij transactionele mails benader je de ontvanger steeds persoonlijk. Het is hierbij aangeraden een handtekening toe te voegen. Je maakt gebruik van een set algemene contactgegevens (info-adres en algemeen contactnummer).
• Bij een mail vanuit je persoonlijke inbox (bv. Outlook) maak je altijd gebruik van je eigen handtekening.

Hou bij de vormgeving en gebruik van de handtekening steeds rekening met je doelgroep. Stem de vorm van de handtekening, alsook de rest van de content, af op de beschikbare gegevens van de ontvanger.

Hoe zet ik de handtekening in?

Er bestaan geen vaste regels voor het gebruik van een digitale handtekening maar hierbij geef ik graag een aantal do’s en don’ts die bij een handtekening worden gehanteerd:

Do’s:

• Zorg dat je handtekening kort en bondig blijft. Met vier regels heb je genoeg ruimte om alle benodigde informatie over te brengen. Binnen deze regels wordt 72 tekens per regel aangehouden als richtlijn.
• Gebruik duidelijke contactgegevens en vermijd het aanreiken van meerdere contactmogelijkheden. Maak gebruik van één set contactgegevens. Zo vermijd je verwarring.
• Creativiteit is niet verboden maar ga niet overdrijven. Een toepasselijke quote is bijvoorbeeld een leuke manier om de ontvanger net iets meer over jezelf of je werkgever te vertellen.
• Maak gebruik van tests voor je de mails uitstuurt. Zo ben je er zeker van dat je handtekening er goed uitziet.

Don’ts:

• Gebruik geen vreemde tekstopmaak, schreeuwerige kleuren of animaties. Hiermee voorkom je onnodige leesfouten bij de grote ESP’s.
• Stuur geen vCard mee met je berichten. Deze kan niet door iedereen gelezen worden en men hoeft deze ook niet telkens weer te ontvangen.

Wat kun je met een digitale handtekening bereiken?

Naast de betrouwbaarheid die een handtekening met zich meebrengt kan dit onderdeel nog ingezet worden voor de volgende punten:

• Call-to-action: Een call-to-action onder je handtekening is een gemakkelijke en kosteloze methode om extra aandacht voor een evenement of speciale actie te verzorgen. Zorg hierbij wel dat je de looptijd van de promotie beperkt tot een vast tijdsinterval.
• Extra kliks: Wanneer je een link opneemt binnen je handtekening kan deze nog voor relevante kliks richting je landingspagina zorgen.

Regelmatig wisselen van handtekening

E-mailing maakt deel uit van je externe communicatie. Alle werknemers binnen de organisatie maken gebruik van een eigen handtekening bij hun persoonlijke e-mails. Het is belangrijk bij externe communicatie een huisstijl te hanteren en dit geldt ook voor de digitale handtekening. Elke werknemer moet gebruik maken van eenzelfde gepersonaliseerde handtekening. Wanneer je bijvoorbeeld een call-to-action invoegt kan je dit bij elke werknemer terug laten komen in de handtekening.

Wanneer er geen gebruik gemaakt wordt van een call-to-action blijf je je eigen huistijl behouden. Hiermee creëer je herkenning bij de ontvangers en bouw je een goede reputatie op.

Social sharing in de handtekening

Sociale media binnen e-mailmarketing helpt het bereik van je campagne te vergroten. Daarbij wordt je naamsbekendheid verhoogt dankzij de mogelijkheid jouw content te delen. Uiteindelijk kan dit ook leiden tot nieuwe klanten.

Probeer creatief om te gaan met het opnemen van deze media. Ga hierbij ook altijd uit van het standpunt; wat heeft mijn ontvanger aan deze informatie? Een Linked-In-profiel, de Twitter-pagina of het blog van je werkgever kunnen gemakkelijk opgenomen worden in de handtekening. Indien je een doelgroep benadert die ook zeer actief is op communitysites neem je deze ook mee in de handtekening.

Dit artikel verscheen eerder op Marketingfacts.