Tips voor een optimale deliverability met Copernica

Ga je voor het eerst e-mails verzenden met Copernica? Dan is het belangrijk ervoor te zorgen dat jouw e-mailings goed aankomen in de inbox van je ontvangers. Daarom geven we je graag enkele tips om een goede deliverability van jouw mails te waarborgen. Hieronder gaan we graag in op:

• Het correct instellen van je authenticatiegegevens
• Reputatiemanagement
• Databasemanagement
• Contentmanagement

Correct instellen van je authenticatiegegevens

Het instellen van je authenticatiegegevens is een eerste stap richting een optimale inboxaflevering. Authenticatie is namelijk de eerste controle die mailservers uitvoeren omdat spam niet authentiek is. Spammers gebruiken vaak valse afzendadressen en content. Spamfilters onderwerpen jouw e-mails dus aan een strenge controle of verwijzen je naar de spam-inbox wanneer je authenticatiegegevens niet kloppen.

Zorg dus voor een correcte instelling van je:

• Geldig afzenderadres: gebruik hier altijd een werkend e-mailadres. Vermijd het gebruik van een no-reply@adres.
• SPF
• Sender ID
• DKIM

Reputatiemanagement

Iedere partij die e-mailings verstuurt beschikt over een eigen online verzendreputatie of e-mailreputatie. Wanneer je aan de slag gaat met Copernica krijg je een IP adres toegewezen van waaruit jouw e-mailings verstuurd worden. Een nieuw IP adres heeft vaak nog geen reputatie voor jou als nieuwe gebruiker. Omdat ISP’s (Internet Service Providers) je als afzender met dit IP niet kennen, is het belangrijk zorgvuldig met je verzendvolumes om te gaan en deze geleidelijk aan op te bouwen. Je e-mailreputatie wordt opgebouwd aan de hand van verschillende factoren. Zo wordt er gekeken naar:

• Het aantal maandelijkse mails die je verzendt
• Het aantal spamklachten
• Het aantal e-mailings naar onbekenden (hoe hoog is je bouncepercentage)
• Het aantal geopende e-mailings (toont aan of je relevant bent voor de ontvanger)

Copernica komt nieuwe gebruikers graag tegemoet in het opbouwen van een goede e-mailreputatie. Zo stellen wij de volgende stappen voor:

• Je krijgt een IP adres met positieve reputatie toegewezen. Via https://www.senderscore.org/ bepalen we de reputatie van dit IP-adres.
• We kunnen ook een IP-adres ‘opwarmen’. Ben je nieuwe gebruiker dan betekent dit dat we beginnen met een dagelijkse mailing naar een groeiende groep ontvangers (50.000, 75.000, 100.000, 250.000, beste is om het volume over de eerste maand (dus gedeeld door 30) te verspreiden), en dit langzaamaan op te bouwen. Indien je teveel e-mailings tegelijk gaat versturen zodra je een nieuw IP-adres krijgt toegewezen, heeft dat een negatief effect op je reputatie. Je wordt dan sneller beschouwd als spammer.

Databasemanagement

Om te voorkomen dat ISP’s jouw e-mail linea recta verwijzen naar een ongewenste mail folder, is het belangrijk om je database schoon te houden en vooral te versturen naar ontvangers die reageren op je e-mail.

Hotmail bepaalt bijvoorbeeld of je reageert op e-mailings van bepaalde ontvangers. Doe je dit langere tijd niet dan verplaatst de ISP je mail automatisch naar de map ongewenst met de melding ‘kennelijk wil je geen e-mail van deze afzender ontvangen’.

Gmail filtert de content van een e-mail, om te bepalen of een mail belangrijk is. Zie bijvoorbeeld het gele blokje bij de Gamma e-mailings in onderstaande Gmail account. Je kan daar klikken om aan te geven dat het bericht wel of niet belangrijk is.

Gmail:

Hotmail:

Daarom is het belangrijk te allen tijde je database up-to-date te houden en de kwaliteit ervan te waarborgen. Dit doe je door je database te onderwerpen aan een grondige analyse. Zo ben je ook in staat om je database op te delen in relevante doelgroepen. Denk daarbij aan het aanmaken van selecties op basis van:

• Non-respondenten: maak een selectie van klanten die je e-mailings niet openen of die je nieuwsbrief na 5 verzendingen nog niet hebben geopend. Haal deze dan uit je huidige verzendlijst om deze groep later te heractiveren.
• (historische) Foutmeldingen: in Copernica is het mogelijk selecties te maken op basis van eerdere resultaten van e-mailcampagnes. Hierbij kan je ook selecteren op foutmeldingen oftewel bounces. Haal ook deze gevallen uit je actuele verzendlijst om ervoor te zorgen dat deze bestaat uit adressen waar je e-mail ook wel degelijk aankomt.
• Klachten: via Copernica valt ook bij te houden welke ontvangers jouw e-mails als spam hebben aangegeven. Via een abusemelding bijvoorbeeld. Haal deze zeker uit je verzendlijst. Blijf je versturen naar deze ontvangers, dan heeft dat negatieve gevolgen voor zowel je e-mailreputatie als je deliverability.

Andere mogelijkheden om de kwaliteit van je database op te bouwen, zijn:

• Top-5 ISP’s in bestand: Ga met de statistieken binnen Copernica na welke ISP’s er het meest voorkomen in je adressenbestand. Met deze gegevens kan je binnen Copernica je verzendinstellingen optimaliseren. (over het algemeen Gmail of Hotmail)
• Maak een verdeling waarbij je ontvangers eerst gemaild worden om een goede reputatie op te bouwen.
• Denk zeker eens aan het het opzetten van aparte campagnes om je bestaande profielen binnen je database te verrijken. Ga na welke data je nog wenst te ontvangen van je gebruikers en stel hier je marketingcampagnes op in.
• Je kan via Copernica ook een Return Path certificering aanvragen. Hiermee ben je onder andere verzekerd van een optimale deliverability in meer dan 1,8 miljard inboxen wereldwijd. Je moet hiervoor wel aan enkele voorwaarden voldoen. Lees ze hier.

Contentmanagement

Een laatste punt van aandacht voor je e-mailings met Copernica gaat verzenden is contentmanagement. Met Copernica beschik je over verschillende tools die je helpen je content zo goed mogelijk af te stemmen voor een optimale deliverability.

Checks

Copernica heeft verschillende checks ter beschikking waarmee je ziet:

• hoe spamgevoelig je e-mail is (hou je spamrating altijd zo laag mogelijk)
• of er fouten in HTML-broncode staan
• of je op een bepaalde blacklist staat
• of je stylesheets goed worden omgezet naar inline style-attributen

Tools voor uitschrijfgedrag en abusemeldingen

• Feedbackloops activeren: Veel ISP's zoals Yahoo, Hotmail of AOL bieden dit aan als dienst voor partijen die bulkmailings versturen. Via deze programma's is het mogelijk om te achterhalen wie de e-mailings als 'spam' markeren zodat je hier direct op kan reageren. Door bijvoorbeeld de ontvanger af te melden of zijn profiel te verwijderen uit de database. Zo zorg je ervoor dat jouw verzendlijst schoon blijft en je e-mailreputatie geen schade oploopt.
• Unsubscribe header activeren: binnen Copernica kan je ook voor iedere e-mailing die je stuurt een list-unsubscribe header activeren. Deze tool maakt het voor je ontvanger makkelijker zich uit te schrijven voor je e-mailing. En verhoogt de deliverability van je mailing bij ISP’s die deze techniek ondersteunen.

Overige tips

• Tekstversie meesturen: niet alle e-mailprogramma’s ondersteunen HTML. In dat geval vallen zij terug op een tekstversie van de e-mailing. Zorg er daarom voor dat je altijd een tekstversie toevoegt aan je e-mailing.
• Webversie meesturen: Het kan nog altijd gebeuren dat een HTML e-mail niet goed wordt weergegeven in een e-mailprogramma. In dat geval is een webversie van de e-mail altijd handig. Hiermee opent de ontvanger je e-mailing in een browser. Verstuur je e-mails met Copernica dan maakt de software altijd automatisch een webversie van je e-mail. Het enige wat je als gebruiker moet doen is een link naar die webversie opnemen in je e-mail.
• Vraag je ontvangers jouw verzendadres toe te voegen aan hun ‘favorieten’-lijst: Vraag je ontvangers in je eerste e-mailcontact of in je preheader om jouw adres toe te voegen aan hun vaste adreslijst. Zo ben je zeker dat je e-mails altijd aankomen in de inbox.
• Goede preheader toepassen: Maak gebruik van de preheader om je onderwerpregel kracht bij te zetten en de ontvanger te overtuigen jouw e-mail te openen.