Deliverability - Kom je wel in de inbox terecht?

Is mijn deliverability wel op orde en haal ik de gewenste plek in de inbox van mijn ontvanger? Een vraag die telkens terugkomt wanneer je e-mailings uitstuurt. Je verstuurt immers geen spam. Dat is bij wet verboden en hier is een uitgebreide wetgeving voor opgesteld. Omdat jouw e-mailing geen spam is, heb jij het recht om goed in de inbox van je relaties te belanden. En toch worden veel legitieme e-mailcampagnes afgeleverd in de spam-inbox.

Er bestaan verschillende manieren om je e-mailaflevering, oftewel je deliverability, te verbeteren. In dit artikel wil ik graag ingaan op het correct instellen van je authenticatiegegevens. Een eerste stap richting een optimale inboxaflevering.

Authenticatie is namelijk de eerste controle die mailservers uitvoeren. Dit gebeurt omdat spam niet authentiek is. Spammers gebruiken valse verzendnamen, afzendadressen en content. Spamfilters onderwerpen jouw e-mails dus aan een strenge controle of verwijzen je naar de spam-inbox wanneer je authenticatiegegevens niet kloppen.

Kloppen je DNS gegevens wel?

Het optimaliseren van je authenticatiegegevens begint bij het nakijken van je DNS gegevens. Dit zijn een soort digitale postcodeboeken waarin staat welk domein welk IP adres heeft. Het verzenden van e-mail verloopt via een IP-adres. Binnen je DNS gegevens staat aangegeven welke IP-adressen toestemming hebben e-mail te verzenden vanuit jouw domeinnaam.

Het komt wel eens voor dat je IP-adres afwijkt van de geregistreerde adressen binnen je DNS-gegevens (wanneer je bv. verzendt via marketing software). Dan klopt je authenticatie niet meer. Hierdoor vermindert je kans op e-mailaflevering in de inbox aanzienlijk. Controleer daarom altijd of deze gegevens kloppen en voeg ontbrekende IP-adressen toe. Weet je zelf niet hoe dit moet? Je kan hiervoor gewoon bij je netwerkbeheerder of hostingpartij terecht. Zij stellen dit dan voor je in. Dat geldt ook voor de verdere gegevens die ik hieronder bespreek.

Staan je SPF-records goed ingesteld?

Sommigen hoor ik nu al vragen: wat is een SPF record? Dit is een bestand binnen je DNS gegevens waarin specifiek staat welke IP adressen e-mail mogen verzenden vanuit jouw domeinnaam. De ontvangende mailserver controleert het SPF-record zodra de e-mail wordt aangeboden. Klopt het IP-adres niet, dan wordt de inhoud van de e-mail niet doorgelaten tot de inbox.

Ben je eigenaar van een domeinnaam? Dan voeg je zelf een SPF-record toe aan je DNS gegevens. Daarmee geef je aan dat het IP-adres van partij X toestemming om e-mailings uit jouw naam te verzenden. Of geeft aan dat andere IP-adressen ook bij jouw domein horen.

Heb je ook al eens gekeken naar je SenderID?

SenderID is een methode die door grote E-mail Service Providers wordt gebruikt om te kijken of een e-mail daadwerkelijk verstuurd is vanaf het domein waarvan het afkomstig lijkt te zijn. Steeds meer ESP’s maken gebruik van deze controlefunctie. Het correct instellen van SenderID verhoogt je verzendreputatie en verkleint de kans dat je e-mail in de spambox terecht komt.

Om je SenderID in te stellen, heb je toegang nodig tot de DNS-instellingen van je websitedomein. Als je deze toegang hebt, is het vrij eenvoudig in te stellen. Voeg de volgende regel aan het TXT-record van je websitedomein toe en klaar is kees: "v=spf1 include:_senderspf.[mijndomein].com a mx ~all"

Zo voeg je een onzichtbare header toe aan je e-mails. Hierin staat dan wie de ‘echte’ afzender is van de e-mail. Dit verifieert de ontvangende mailserver tegen jouw DNS-gegevens. Omdat SPF en SenderID controle vaak voorkomen bij spamfilters is het een goed idee ze altijd te dubbelchecken en aan te passen indien nodig.

Vergeet je DKIM niet!

Als laatste van je authenticatiegegevens stel je de DKIM records in. DKIM staat voor DomainKey Identified Mail. Hiermee zet je een unieke handtekening in je bericht die jou bestempelt als afzender. Ontvangende mailservers zien of de e-mail echt door jou is verstuurd en niet vervalst of geforward door een andere partij. Onder anderen Yahoo en Gmail controleren hier streng op om spam te filteren.

Hoe werkt het dan? Als je een e-mailbericht als enen en nullen ziet, dan kun je daar een optelsom van maken. Deze wordt gecodeerd opgenomen in de e-mail. De mailserver die jouw e-mail ontvangt ontcijfert deze code met een sleutel die hij ophaalt uit jouw DNS gegevens. Op hetzelfde moment berekent de mailserver zelf ook de optelsom van jouw e-mail. Als de som in jouw DKIM overeenkomt met de som die de mailserver berekent, is je e-mail authentiek en wordt hij doorgelaten tot de inbox.

Net als alle andere gegevens genereer je de DKIM zelf. Of heb je de kennis niet, laat je deze toevoegen door een andere partij.

Dit artikel is reeds verschenen op karelgeenen.nl.