Eventmanagement in de 6e versnelling – case: ROC ID College

ROC ID College is een opleidingscentrum in de regio Zuid-Holland, welke naast voorlichtingsmiddagen ook de zogenaamde ‘Open dag’ organiseert. Deze Open dag is een populair event bij middelbare scholieren. Hier kunnen zij, voorafgaand aan hun opleiding, een kijkje nemen en zich oriënteren op wat er aan opleidingen wordt geboden.

Het is ook een belangrijk event omdat er veel potentiële studenten op af komen, die mede op basis van hun ‘Open dag-ervaringen’, een studiekeuze maken. Voor ROC ID College genoeg reden om voor deze specifieke doelgroep flink uit te pakken.

Door middel van modern eventmanagement- en gebruik makend van verschillende marketingtools zijn zij hierin geslaagd. Zo spelen zij niet alleen goed in op de vraag van deze specifieke doelgroep maar is tegelijkertijd een goed georganiseerd en doeltreffender evenement neergezet.

Meten, weten en vooruitzien …

ROC ID College besteedt sowieso veel aandacht aan de bekendmaking van het evenement. Dit gebeurt door gebruik te maken van internet, posters, folders, brochures en advertenties. Sinds 2010 worden de online uitnodigingen, met mogelijkheid tot voorinschrijving, uitbesteed. Geïnteresseerden kunnen sinds die tijd online een interesseformulier invullen. Zij ontvangen daarna een digitale uitnodiging (in huisstijl) met alle benodigde informatie.

Tijdens de Open dag van 2011 werd de deelnemers gevraagd zich nogmaals te registreren via een webformulier. Zo kon de organisatie achteraf zien hoeveel deelnemers daadwerkelijk kwamen opdagen. Dit jaar waren er dat, met een totaal van 2146 bezoekers, 13% meer dan het jaar ervoor. Na afloop werd met behulp van de geregistreerde gegevens een enquête gestuurd met de vraag of de studenten daadwerkelijk een opleiding binnen ROC ID College zouden volgen. Maar liefst 68,4% gaf aan dit daadwerkelijk te gaan doen. Een simpele maar doeltreffende manier van registratie, monitoring en mogelijke opvolging.

Eventmanagement & Social Media

In 2012 ging ROC ID College graag een stap verder en wilde nog meer ruchtbaarheid geven aan de Open dag. De oplossing bleek; Social Media – iets waar jongeren wel raad mee weten. Er werd een Facebook-applicatie ontwikkeld waar scholieren een spel konden spelen met aan het einde van het spel de mogelijkheid tot aanmelding als VIP voor de Open dag.

De registratie van alle VIPs is bijgehouden via Copernica marketing software. Perfect Groep Media & Marketing support koppelde de Facebook-applicatie aan deze software, om ze vervolgens te gebruiken voor een gepersonaliseerde e-mail met een unieke QR-code voor de geregistreerde VIP. De QR-codes werden opgeslagen als afbeelding op een webserver en bevatten een uniek nummer. Dit nummer werd in de software opgeslagen bij het profiel van de geregistreerde VIP.

VIPs konden de e-mail met QR-code uitprinten, meenemen en laten scannen. Hierdoor hoefden zij niet in de rij te wachten maar kregen direct toegang tot de Open dag. Bovendien ontvingen ze op vertoon van de e-mail een gratis goodiebag en werden hun profielen door middel van de QR-code direct verrijkt met de informatie dat ze aanwezig zijn geweest. Dit door middel van een link in de QR-code gekoppeld aan de gebruikte software. Zo werd real-time zichtbaar wie zich hadden gemeld als VIP. Met de verkregen informatie konden gericht enquêtes worden gehouden, waarbij met behulp van dezelfde software  ook gedetailleerde rapportages konden worden gerealiseerd.

Resultaten 2012

• Een toename van het aantal bezoekers van 3,7%.
• VIP-registratie was succesvol met 634 VIP-aanmeldingen, waarvan 379 (60%) daadwerkelijk kwam opdagen. Maar liefst 66% (251) van deze bezoekers heeft zich daadwerkelijk ingeschreven voor een opleiding.*
• Meer dan 55% van de bezoekers geven aan dat ze zich gaan inschrijven bij ROC ID College.
• 46% van de bezoekers heeft zich daadwerkelijk ingeschreven.*

*3 maanden na open dag gemeten

Deze case laat zien dat er steeds meer mogelijkheden zijn om een event op doeltreffende wijze te organiseren. Het geeft een beeld van de verschillende kanalen waarmee meer bekendheid voor een event kan worden verkregen. Daarnaast wordt de efficiëntere werkwijze bij aanmelding en registratie door bezoekers als zeer positief ervaren. Niet onbelangrijk voor jongeren. Zij zijn het die de totale belevenis als belangrijke factor zien, wat een event interessant maakt. Daarnaast helpt het de doelen van een event beter te realiseren.

Wat de Open dag in 2013 precies zal brengen weet niemand. De ontwikkelingen gaan snel en er is inmiddels wel gebleken dat er genoeg manieren zijn om dit event op een bijzondere manier op de kaart te zetten. Maar met de ideeën van ROC ID College en het scala aan marketing mogelijkheden zal de Open dag 2013 zeker weer succesvol zijn.

Door Perfect Groep gebruikte Copernica-functies:

• Webformulieren gekoppeld aan persoonlijke profielen in Copernica database
• Gepersonaliseerde uitnodigingsmail op basis van vooraf gemaakte template ROC ID College
• Enquête, gekoppeld aan de persoonlijke profielen uit Copernica database
• Koppeling Facebook-app met Copernica via SOAP API
• Gepersonaliseerde mail met persoonlijke QR-code
• QR-code gekoppeld aan persoonlijk profiel in Copernica database
• Uitgebreide rapportage van actie m.b.v. software