Wijzigingen in uitbetalen van partner- en resellercommissies

Copernica gaat grote wijzigingen aanbrengen in de wijze waarop de partner- en resellercommissies worden uitbetaald. Terwijl vroeger de commissies door elke partner afzonderlijk gefactureerd moesten worden aan Copernica, zal Copernica vanaf 1 september 2013 de commissies door middel van een creditpost op een reguliere factuur verrekenen met de verschuldigde bedragen.

Het oude systeem

Zoals u wellicht weet, werkt Copernica al jaren succesvol samen met partners en resellers. Partners bieden klanten van Copernica ondersteuning bij het gebruik van de software, en in ruil voor deze ondersteuning ontvangt de partner een commissie van 10 procent van de omzet die Copernica realiseert bij de betreffende klant. Daarnaast kunnen bedrijven nieuwe klanten aandragen bij Copernica. In dat geval is sprake van een reseller. Deze reseller heeft eveneens recht op een commissie van 10 procent van de omzet gerealiseerd bij de nieuwe klant.

Tot op heden brachten wij per e-mail de partners en resellers op de hoogte van de commissiebedragen waar ze recht op hadden. Naar aanleiding van deze e-mail mocht een partner ons een factuur sturen die wij vervolgens uitbetaalden. Dit gaan we anders doen. De groei van Copernica de afgelopen jaren heeft tot gevolg gehad dat er steeds meer geregistreerde partners deel uitmaken van het partnernetwerk. Deze partners ondersteunen de vele klanten die werken met Copernica. Dit leidt dus ook tot een toename in de commissie die Copernica uitkeert aan haar partners. Hier zijn we trots op. Maar dit heeft er wel toe geleid dat we veel commissiefacturen ontvangen, die stuk voor stuk moeten worden gecontroleerd, geaccordeerd en worden uitbetaald. Dit kan eenvoudiger.

Commissie 2.0

Uitgangspunt bij het nieuwe proces van uitkeren van commissie aan partners is het beperken van het aantal (menselijke) handelingen. Om dit te realiseren is besloten de partnercommissie te integreren in de periodieke factuur die door Copernica wordt verzonden naar de partner. Dit betekent dat op de maandelijkse factuur die Copernica verstuurt één of meerdere creditposten komen te staan, die betrekking hebben op de partnercommissie.

De partnercommissie wordt nu direct verrekend met het te betalen bedrag. Wanneer het factuurbedrag door de commissies negatief blijkt te zijn, zal Copernica het bedrag uitkeren. Dit betekent dat partners niet langer afhankelijk zijn van de berichtgeving vanuit Copernica voordat men een factuur kan opstellen voor de partnercommissie. Er hoeft namelijk geen factuur meer naar Copernica verzonden te worden.

Omzet en kosten

'Maar wacht even Copernica, hierdoor realiseer ik minder omzet', hoor ik u denken. Dit is niet wenselijk, dat begrijpen we heel goed. We zouden onszelf dan in de vingers snijden door een lager bedrag uit te factureren, waardoor ook onze omzet lager zou uitvallen. Gelukkig is hiervoor een oplossing. Copernica boekt de omzet op een omzet rekening en de commissiekosten op een kosten rekening. Andersom boekt de partner de kosten voor Copernica op een kostenrekening en de commissie op een omzet rekening. Ter verduidelijking zal ik laten zien hoe werkt met een voorbeeld.

De partner ontvangt op datum 01-mm-201x de maandelijkse factuur van Copernica. De kosten bedragen €100,00. Verder heeft een gekoppelde eindklant een factuur betaald, waarvan het factuurbedrag €200,00 bedraagt. De commissie waar de partner recht op heeft is dus €20,00. De genoemde bedragen zijn exclusief btw. Dit ziet er op de maandelijkse factuur van de partner als volgt uit:

Licentiekosten

Copernica €100,00

Partnercommissie

Factuur 12345 - klant -€20,00

Totaal €80,00      

Btw 21% €16,80

Totaal te betalen €96,80

Boekhoudtechnisch krijgen we vanuit het perspectief van de partner de volgende boeking:

Kosten €100,00

Te vorderen btw €16,80

@/ Crediteuren €96,80

@/ Omzet €20,00

Zoals is te zien, neemt Copernica de btw afdracht voor haar rekening. De af te dragen- en te vorderen btw is hierbij al met elkaar verrekend, respectievelijk €21,00 en €4,20.

Commissie overstijgt de kosten

Het kan voorkomen dat een partner zoveel commissie ontvangt dat dit bedrag groter is dan het verschuldigde bedrag aan Copernica. Bij resellers die geen partner van Copernica zijn is dit automatisch het geval. U ontvangt dan van ons een factuur met een negatief bedrag. Copernica zal dit bedrag dan overmaken naar de partner of reseller.

Voorwaarden commissieregeling

De verandering van de wijze van uitkeren van commissie door Copernica is een goed moment om de 'spelregels' nog eens te benoemen. Allereerst selecteert een eindklant een geregistreerde partner. Deze partner kan de eindklant ondersteuning bieden bij het gebruik van Copernica, als daar behoefte aan is. Vervolgens heeft de gekozen partner recht op 10% commissie over het factuurbedrag dat Copernica aan de eindklant factureert.

Op deze commissie heeft de partner recht vanaf de 1^e dag van de maand die volgt op de maand waarin men als partner is geselecteerd. Heeft de eindklant X bijvoorbeeld op 20 juni partner Y geselecteerd, dan heeft partner Y recht op 10% commissie over de bedragen die Copernica factureert aan X vanaf 1 juli. Op 1 augustus ontvangt eindklant X factuur 12345 van Copernica voor de periode 1/7 tot 1/8.

Op 13 augustus betaalt eindklant X de factuur 12345. 14 kalenderdagen na ontvangst van de betaling door de eindklant geeft Copernica de uitkering van de commissie aan de partner voor de betreffende factuur vrij. Dit betekent dat partner Y op de factuur van 1 september 10% van factuur 12345 in mindering gebracht krijgt op de eigen factuur.