DNS
Als je Copernica configureert, bij voorkeur met behulp van een Sender Domain, dan moet je allerlei wijzigingen aan je DNS aanbrengen. DNS is het systeem dat wereldwijd door computers wordt gebruikt om voor mensen begrijpelijke domeinnamen (zoals bedrijfsnaam.nl) om te zetten in IP adressen die door computers worden gebruikt (zoals 45.3.22.230).
Om de door Copernica geadviseerde wijzigingen in DNS te plaatsen, moet je even uitzoeken welk bedrijf voor jou de DNS hosting verzorgt. Vaak is dit de organisatie die ook voor de hosting van je website zorgt, maar dat hoeft niet. Het kan ook de organisatie zijn waar je oorspronkelijk de domeinnaam hebt geregistreerd, of het bedrijf die je inkomende mail verwerkt - of nog een heel andere partij. Als je weet wie de DNS hosting verzorgt, kan je de DNS instellingen wijzigen. Vaak is er een web interface beschikbaar waarmee je dit zelf kunt doen, maar soms moet je ze een e-mail sturen met je wensen.
Copernica controleert of je instellingen goed staan. Nadat je de wijzigingen hebt doorgevoerd, kun je terugkeren naar het configuratiescherm in het dashboard van de Copernica Marketing Suite. Als alle vinkjes op groen staan dan heb je het goed gedaan. Rode kruisjes en oranje driehoekjes geven aan dat je instelling niet (helemaal) goed is.
Achtergrondinformatie
Zoals we schreven is DNS het systeem om domeinnamen om te zetten naar IP adressen. Dat klopt, maar DNS is meer dan dat. Eigenlijk is het een systeem om allerlei gegevens over een domeinnaam op te vragen. Computers gebruiken DNS niet alleen om IP adressen op te halen, maar ook voor andere dingen. Een aantal instellingen die in DNS kunnen worden opgeslagen zijn relevant voor e-mail:
- welke server verwerkt de inkomende mail voor een domeinnaam? (MX)
- vanaf welke IP adressen wordt uitgaande mail normaal gesproken verstuurd? (SPF)
- hoe kan de geldigheid van een digitale handtekening worden gecontroleerd? (DKIM)
- hoe moet worden omgegaan met e-mail die niet correct (misschien vals) is? (DMARC)
Al bovenstaande gegevens kunnen in DNS worden gezet. Elke keer dat een server een e-mail van jouw domein ontvangt worden er DNS queries (SPF, DKIM en DMARC) gedaan om op te vragen of de e-mail wel correct is, en elke keer dat een e-mail naar jouw domein wordt verstuurd wordt een MX record opgevraagd om te achterhalen bij welke server het bericht moet worden afgeleverd.
Dit verklaart ook waarom je zo veel verschillende DNS records moet aanmaken als je met Copernica gaat versturen. Copernica gaat namelijk uit jouw naam e-mail versturen, en moet ook een deel van de e-mail die naar jouw domein wordt verstuurd (namelijk de bounces) gaan ontvangen. Hiervoor moeten verschillende soorten records worden aangemaakt.
Caching
DNS is een gedistribueerd systeem en bestaat uit miljoenen nameservers wereldwijd. Elke server beheert een klein deel van de database, en er is niet één DNS server die alle gegevens van alle domeinnamen van de hele wereld heeft. Daarom kan een DNS lookup soms enige tijd duren: sommige DNS lookups kunnen niet onmiddellijk worden beantwoord en worden doorgestuurd naar een server op een hoger niveau, of, als het hoogste niveau eenmaal is bereikt, weer doorgestuurd naar een server op een lager niveau.
Omdat de meeste gegevens in DNS bijna nooit wijzigen, houden veel DNS servers een cache bij. Ze slaan de antwoorden van eerdere doorverwezen DNS queries op, zodat ze de volgende keer het antwoord zelf kunnen geven.
Een voorbeeld. Als je een bepaalde domeinnaam invoert, zoals www.example.com, dan doet jouw device (computer, telefoon, enzovoort) een DNS lookup bij de server van je provider. De DNS server van je provider kijkt vervolgens eerst in zijn cache: heeft iemand anders kortgeleden ook al opgevraagd wat het IP adres van www.example.com is? Als dat het geval is, dan kan hetzelfde antwoord ook onmiddellijk naar jou worden gestuurd.
Als het adres niet in de cache staat, dan doet de provider een lookup bij een DNS server hoger in de hierarchie. Deze server weet het antwoord wellicht wel, maar kan ook doorverwijzen: "nee, ik weet niet wat het ip adres van www.example.com is, maar vraag het eens bij server X, want die weet heel veel van *.com adressen". Voor sommige lookups, vooral die van weinig gebruikte domeinen in verre landen, zijn er meerdere doorverwijzingen en lookups nodig voordat de DNS server de juiste gegevens heeft achterhaald en je een antwoord kan terugsturen.
Dankzij caching zijn de meeste DNS lookups echter supersnel, doordat de gegevens van veelgebruikte domeinnamen eigenlijk altijd in de cache staan. Maar caching heeft ook een nadeel: je kunt niet even snel een wijziging doorvoeren. Want ook al wijzig jij de instellingen van je domeinnaam in je eigen DNS server en lijkt alles goed te werken, dan is het nog steeds mogelijk dat andere nameservers de oude gegevens nog in de cache hebben staan. Als er bij zo'n server een DNS lookup wordt gedaan, worden deze verouderde gegevens uit de cache gebruikt, in plaats van de nieuwe gegevens die jij net hebt ingevoerd.
Voor elk DNS record kun je zelf bepalen wat de maximale tijd is dat servers het in de cache mogen opslaan. Vaak is deze timeout (TTL of time-to-live genoemd) ingesteld op een paar uur. Maar een TTL van 24 uur of meer is ook beslist niet uitzonderlijk. Het gevolg is dat als je een wijziging in DNS plaatst, je voor de zekerheid het beste een paar uur kunt wachten voordat je gebruik gaat maken van de nieuwe instelling.